Сеть ресторанов "Итальянский дворик"

Первый ресторан сети "Итальянский дворик" открылся в 2004 году и очень быстро стал популярным и любимым местом для отдыха горожан. Это был один из немногих ресторанов итальянской кухни в Воронеже. Далее сеть ресторанов постепенно расширялась, завоевывая все большую признательность посетителей. За эти годы рестораны стали неотъемлемой частью города и настоящей достопримечательностью.

Сегодня "Итальянский Дворик" – это сеть современных демократичных ресторанов в центре города Воронежа. Рестораны прекрасно подходят для делового обеда, романтического свидания и веселого семейного праздника. Здесь можно вкусно и недорого позавтракать, пообедать и прекрасно провести вечер после работы. Комфортную атмосферу обеспечивают не только великолепная кухня, уютный интерьер, негромкая классическая музыка и невысокие цены, но и внимательное и профессиональное обслуживание.

В настоящее время в Воронеже работает 6 ресторанов "Итальянский Дворик", 4 банкетных зала, Кафе-мороженое "Милан" - "ИД", "Трапезная". Численность сотрудников компании свыше 300 человек.

Данная сеть является ведущей компанией в своем сегменте рынка.

В результате открытия первого ресторана и быстрого роста масштабов деятельности руководство сети столкнулось с проблемой автоматизации учета.

Для решения этой задачи рассматривалось несколько вариантов с использованием различных программных продуктов на базе 1С. В конечном итоге была выбрана линейка "Трактиръ: Front-Office" на платформе 1С:Предприятие 7.7. В качестве бэк-офиса использовался программный продукт "Трактиръ: Back-Office", также версии 7.7.

Таким образом, было автоматизировано 5 ресторанов, 2 банкетных зала, склад и производственный цех полуфабрикатов, а также центральный офис, куда поступала информация о деятельности всех ресторанов и производства.

Сеть "Итальянских двориков" продолжала развиваться и расти, соответственно, росли задачи и требования к учетной системе. К 2010 году стало понятно, что технических возможностей конфигурации и платформы 1С версии 7.7 недостаточно.

В связи с увеличением количества ресторанов, повышением конкуренции на рынке, требовалась все большая оперативность работы с гостями ресторанов, принятия правильных управленческих решений, работы с поставщиками и т.п.

Одной из важнейших поставленных задач была консолидация всех ресторанов в единую информационную сеть для возможности быстрого администрирования и управления всеми ресторанами из одного центра:

• Управление нормативно-справочной информацией;
• Управление меню;
• Управление ценами;
• Обмены данными с бэк-офисной системой;
• Обмен данными по дисконтным картам (более 150 000 используемых карт);
• Анализ деятельности как всей сети ресторанов, так и каждого ресторана в отдельности;
• Администрирование доступа пользователей в систему (официантов, барменов, администраторов).

Соответственно, встал вопрос о смене программного продукта. Рассматривались программные решения совершенно разных производителей, сравнивались функциональные особенности, примеры внедрений, истории успешного внедрения продуктов и т.п. В результате на чаше весов остались 2 программных продукта: "Трактиръ: Front-Office v.3" и "R-Keeper" фирмы "UCS". Процесс выбора был достаточно тяжелым, т.к. необходимо было принимать решение на долгосрочную перспективу и ошибка означала бы серьезные финансовые потери, но еще более важно – потерянное время, которое не восстановить.

Поскольку разработчики программы "Трактиръ: Front-Office" в ближайшей перспективе планировали создать функционал распределенных информационных баз, окончательный выбор был сделан в пользу "Трактиръ".

Важными преимуществами программы оказались:

• Знакомая логика программы (не требовалось тотальное переобучение персонала);
• Перспективы объединения всех ресторанов в общую распределенную сеть;
• Использование учетной системы и фронта на одной платформе;
• Возможность интерактивного управления заказами (карта зала, визуализация занятых и забронированных столиков и т.п.);
• Возможность в Head-Office вести учет номенклатурных позиций (продуктов, блюд, материалов, полуфабрикатов) без привязки к юридическим лицам;
• Открытость платформы 1С и конфигурации, что позволяет добавлять (дорабатывать) необходимый функционал;
• Успешное использование линейки "Трактиръ" на протяжении 5 лет.

В "Трактиръ: Front-Office" помимо стандартного функционала были разработаны следующие важные механизмы:

• Ведение табелей учета рабочего времени администраторами каждого заведения, обмен данными с зарплатной системой;
• Учет выпуска полуфабрикатов и готовых блюд кондитерского цеха, передача между ресторанами и последующий обмен с главным офисом;
• Расчет премиальной части официантов непосредственно в каждом ресторане в зависимости от категорий блюд и обмен данными с зарплатной системой;
• Учет чаевых и обмен данными с зарплатной системой;
• Ведение заявок на банкет – был создан новый документ, в который вносятся данные по заявке с их последующей выгрузкой в Head-Office (ранее учет заявок велся в Excel);
• Настроен общий учет накоплений по дисконтным картам;
• Автоматизирована работа официантов с основным меню (теперь при выборе блюда из основного меню программа автоматически выводит список гарниров на выбор).

Теперь все данные из ресторанов выгружались в единую центральную базу ресторанов, где и происходил анализ деятельности как сети в целом, так и каждого ресторана в отдельности.

Также изменения претерпела и конфигурация "Трактиръ: Head-Office". Были произведены следующие доработки:

• Ордерный учет продуктов и дополнительная детализация продуктов на складе;
• Штрих-кодирование и использование торгового оборудования (весы, терминалы сбора данных) по дополнительной детализации продуктов и материалов;
• Автоматизация обмена между ресторанами и управленческой системой в соответствии с требованиями заказчика;
• Разработаны дополнительные механизмы для анализа и принятия правильных оперативных и управленческих решений.

Процесс перехода с "Трактиръ: Front-Office 7.7" на "Трактиръ: Front-Office 8" был достаточно трудоемок, т.к. необходимо было перевести уже работающие рестораны, останавливать работу которых было неприемлемо, на новый программный продукт.

На первом этапе был произведен поочередный переход в каждом ресторане с версии 7.7 на версию 8.

После перехода всех ресторанов на 8-ку и создания разработчиками "Трактира" функционала распределенных баз данных начался второй этап - поочередная консолидация всех ресторанов в единую распределенную сеть.

Параллельно осуществлялся переход с "Трактиръ: Back-Office 7.7" на "Трактиръ: Head-Office 8". Процесс перехода был достаточно сложным, т.к. во-первых, все механизмы перехода разрабатывались "с нуля", во-вторых, нельзя было допустить простоя в работе сети, в-третьих, нельзя было потерять уже введенные в старую систему данные.

• Трактиръ: Front-Office v3 БИЗНЕС
• Трактиръ: Head-Office