Складской, производственный, финансовый учет
Вы будете всегда точно знать, сколько товаров и готовой продукции находится у вас на складах, во что обошлось вам производство и сколько вы заработали. В "Трактиръ: Management" ведется весь управленческий учет: от закупок товаров и выпуска продукции до управленческого баланса и отчета о прибылях и убытках. В системе поддерживается взаимодействие с ЕГАИС, ведение журнала алкогольной продукции и алкогольные декларации.
В одиночных и сетевых заведениях
Открываете второе заведение? Не проблема! Просто создайте новое торговое предприятие и продолжите работать как обычно. Управляющий будет контролировать свое заведение, а управляющая компания сравнит эффективность нескольких заведений.
Работа в "облаке"
Начните работать с программой в любой момент. Мы даем вам 30 бесплатных дней, чтобы вы оценили всю мощь решения. Просто зарегистрируйтесь на в сервисе "Трактиръ через Интернет" и начните вести учет уже через несколько минут.
|
Работа на любой операционной системе
"Трактиръ: Management" позволяет работать в различных операционных системах в режиме Web-клиента, одинаково эффективно как с компьютера, так и с мобильных устройств.
Вы вправе самостоятельно выбирать, с какой операционной системой будете работать: Windows, Linux или MacOS. Отдельная оптимизация интерфейса выполнена для планшетов на базе iOS и Android, что позволит получить доступ к документам и отчетам из любой точки мира.
|
|
Широкие возможности для принятия управленческих решений
"Трактиръ: Management" - понятный инструмент для ведения управленческого учета в ресторане и кафе, не требующий знаний бухгалтерского учета. Для нового решения был модифицирован процесс формирования управленческой отчетности, созданной на основе упрощенного стандарта МСФО. Этот универсальный формат интуитивно понятен, но при этом представляет крайне широкие возможности для принятия управленческих решений в ресторане.
|
|
Полная интеграция ЕГАИС в управленческий учет
При использовании решения "Трактиръ: Management" значительно сокращается время на работу с алкоголем. Товарно-транспортные накладные, полученные из ЕГАИС, автоматически преобразуются в поступления товаров и услуг в управленческом учете. Расход алкоголя, будь то реализация, производство или списание, передается в ЕГАИС в точном соответствии с методиками, предложенными ФС РАР. Такой подход гарантирует соответствие реальных остатков алкоголя с данными, хранящимися в ЕГАИС, не тратя время на работу с "алкоголем" в других программах.
|
|
Гибкая настройка расчета себестоимости в ресторане
В "Трактиръ: Management" реализован комбинированный подход в расчете себестоимости продукции и блюд, ФИФО или по среднему, с указанием метода учета запасов для вида номенклатуры. Это позволяет, например, учитывать алкоголь по партиям, а ингредиенты - по среднему. В любом случае себестоимость будет рассчитана корректно и быстро.
|
|
Расширенный учет затрат
В "Трактиръ: Management" пользователи могут разносить дополнительные затраты, такие как стоимость доставки или ФОТ, на себестоимость продукции. Это поможет лучше понимать экономику предприятия, точнее подходить к подсчету прибыли как предприятия в целом, так и каждого подразделения в-отдельности.
|
|
Управление фронт-офисными системами из "Трактиръ: Management"
"Трактиръ: Management" взял на себя часть функций по настройке рабочих мест официантов и кассиров при работе с программными продуктами "Трактиръ: Front-Office" и "iRECA: Официант". Теперь управляющий может со своего рабочего места в управленческом решении отредактировать меню и другие справочники не заходя в фронт-офисные системы. Среди фронт-офисных систем других производителей поддерживается обмен с "АТОЛ: Frontol", смарт-терминалами "Эвотор" и обеспечивается загрузка данных из R-Keeper.
|
|
Взаимодействие с "1С:Бухгалтерия 8"
Всегда актуальная выгрузка данных в "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ" позволит быстро подготовить регламентированную отчетность, в том числе и в режиме аутсорсинга бухгалтерских услуг, с выгрузкой только необходимых документов.
|
|
Комфортная работа с программой
Одной из отличительных особенностей новой системы учета для кафе и ресторана является прогрессивный интерфейс "Такси" от компании 1С, адаптированный как для настольных компьютеров, так и для мобильных устройств. Концепция нового пользовательского интерфейса позволяет пользователю самостоятельно конструировать рабочее пространство программы, что обеспечит комфортную работу на разных разрешениях экрана.
|
Ингредиенты основного функционала:
Бухгалтерский учет
Ведение учета в разрезе нескольких юридических лиц в одной базе данных. Все юридические лица организации могут иметь свою учетную политику и применять свой режим налогообложения. Такой подход позволяет организации существенно оптимизировать затраты на налоги при полном соблюдении требований фискального законодательства.
Как правило, предприятия выделяют юридическое лицо для торговли алкогольной продукцией, работа с которой налагает дополнительные требования к виду юридического лица и применяемой системе налогообложения. При этом весь остальной оборот проводят через другое юридическое лицо, применяющее льготную систему налогообложения.
Такое разделение требует дополнительных усилий при учете, но позволяет существенно экономить на налогах. Системы "Трактиръ" позволяют максимально упростить такой учет, автоматически разделяя оплаты на нужные кассовые аппараты, формируя внутрифирменные перемещения, учитывая раздельное движение денежных средств и формируя нужную регламентированную отчетность.
Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:
- по средней себестоимости (только в продуктах "Трактиръ: Management" и "Трактиръ: Back-Office");
- по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (ФИФО).
Различные способы оценки могут применяться независимо для каждого юридического лица (в зависимости от ПП).
В дополнение к стандартным возможностям выбора способа учета остатков в "Трактиръ: Management" реализован механизм, который позволяет выбирать для вида номенклатуры, как будет вестись учет - "по среднему", либо по ФИФО. Это позволит, например, для подачи алкогольных деклараций выбрать для номенклатуры с видом "Алкоголь" метод учета ФИФО, а для вида номенклатуры "Блюда" - "по среднему".
Ведение взаиморасчетов
Оперативная работа ресторана иногда требует проведения закупок или иных оплат за наличный расчет, при этом сотрудникам выдаются наличные денежные средства, за которые они в дальнейшем отчитываются. Иногда объем таких операций может быть довольно существенным, поэтому контроль за ними также требует специальных инструментов. В системах Трактиръ они реализованы в виде специальных документов "Авансовый отчет" и отчета "Взаиморасчеты с подотчетниками".
Документ «Авансовый отчет» содержит три закладки: выданные авансы, оплаты поставщикам и прочие расходы.
В «выданные авансы» попадают расходно-кассовые документы, по которым сотрудник получил на руки наличные денежные средства. В "оплаты поставщикам" заносятся те суммы, которые были потрачены на закупки у них. "Прочие расходы" указываются с заполнением цели расходования средств и статьи расходов, к которым они будут отнесены.
Неизрасходованный остаток денежных средств можно вернуть в кассу с оформлением "Приходно-кассового ордера", введенного на основании "Авансового отчета". В результате будет образован замкнутый цикл учета наличных денежных средств, выданных подотчетным лицам.
Проконтролировать состояние взаиморасчетов по ним можно с помощью отчета "Взаиморасчеты с подотчетниками".
Информацию о состоянии взаиморасчетов с контрагентами за заданный период всегда можно посмотреть в "Отчете по взаиморасчетам", который включает данные о долгах предприятия перед контрагентами и долгах контрагентов перед предприятием. Он формируется на основании документов, фиксирующих закупку товаров у поставщиков, продажу товаров покупателям, а также банковских выписок и кассовых документов, которыми в системе оформлялись оплаты.
В настройках отчета можно выбрать нужный уровень группировок и детализации вывода информации. Для некоторых случаев будет достаточно видеть общую картину состояния взаиморасчетов в компании, для других важна детализация до уровня договоров и документов по ним. Настройки системы позволяют самостоятельно выбирать параметры вывода информации для отчета, меняя порядок группировок, состав строк и колонок таблицы вывода информации.
Ведение технико-технологических карт (ТТК)
Технико-технологические (ТТК) и калькуляционные карты являются основой производственного учета ресторана и определяют правила приготовления блюд. Сколько и каких ингредиентов при каких условиях списывается при производстве того или иного блюда, какие технологические операции и в каком порядке при этом совершаются, форма подачи, калорийность и органолептические свойства – все это фиксируется в этих документах. Их правильное составление и тщательная проработка с фиксацией результатов в документе "Акт проработки" позволяют в дальнейшем контролировать работу поваров, снижая действие "человеческого фактора" на итоговый результат. Для того, чтобы проработка нового блюда была максимально приближена к реальности и учитывала погрешности исполнения, в конфигурации реализован вариант расчета расхода ингредиентов методом усреднения нескольких проработок. Для этого в документ "Акт проработки" вводятся результаты нескольких проработок, а система автоматически усредняет эти результаты.
Еще одним способом повышения точности работы с ТТК является их расчет не на одно блюдо, а на партию блюд. "Трактиръ" позволяет это делать, вводя в ТТК параметр "Расчет произведен на…", где указывается число порций, которые будут приготовлены по данной ТТК. Потому что соблюсти указанную в ТТК точность при приготовлении, например, одного ролла или котлеты гораздо сложнее, чем при приготовлении сразу 100 котлет или 12 роллов – каждый отдельный экземпляр может иметь незначительные отклонения от нормы, но вся партия в целом будет близка к указанным в ТТК значениям. Система правильно спишет использованные ингредиенты, а повара используют при приготовлении именно то количество сырья, которое указано в ТТК.
Для того, чтобы поддерживать ТТК в актуальном состоянии, в системе реализован механизм "Корректировки ТТК", который позволяет вносить оперативные изменения, например, в составе блюда или количестве ингредиентов. Такая операция может понадобиться в случае временной замены одного или нескольких ингредиентов блюда на аналоги. При этом "Корректировка ТТК" может вводиться на какой-то ограниченный период, который будет указан в документе. Система автоматически изменит механизм списания продуктов при приготовлении блюда по окончании периода действия "Корректировки ТТК", вернув исходные параметры.
Махинации с составом ТТК являются одним из самых распространенных методов мошенничества сотрудников кухни. Немного увеличив количество расходуемых ингредиентов в ТТК какого-то блюда, мошенник может сформировать излишек продуктов на своем складе – программа при каждом выпуске продукции будет списывать больше, чем по факту использует повар. Такой излишек потом может быть использован для покрытия недостачи, порчи или просто продан соседнему ресторану или поставщику за половину стоимости. Поэтому фиксация всех операций с ТТК и контроль за их составом и исполнением является важной задачей безопасности ресторана. Трактиръ предоставляет для этого все возможности.
Система в рамках одной ТТК позволяет указывать произвольное количество стадий обработки ингредиентов, разделяя их на холодные и тепловые, а также производить расчет энергетической и пищевой ценности блюд с учетом потерь при тепловой обработке. Это упрощает учет многостадийной обработки ингредиентов при приготовлении блюд и полуфабрикатов, создавая своеобразный «конструктор» и фиксируя изменения в свойствах и составе на каждом этапе приготовления блюда, позволяя комбинировать ингредиенты и способы их обработки.
Выбор вида обработки и процента выхода осуществляется из списка элементов справочника "Выход ингредиентов после обработки", подчиненных ингредиенту. Проценты выхода для каждого вида обработки хранятся в справочнике "Выход ингредиентов после обработки" для данного ингредиента и используются для автоматического расчета количества выхода ингредиента (нетто) по количеству расхода (брутто) и в обратную сторону. Проценты выхода могут быть также и откорректированы вручную, если то или иное значение из справочника в данном случае не применимо.
Создание ТТК – самая трудоемкая и рутинная работа по настройке автоматизированной системы ресторана. При меню среднего размера в 100-150 позиций такая работа может занять 2-3 дня даже у опытного калькулятора. А ведь вновь созданные карты еще нужно тщательно проверить! Но при этом меню среднего ресторана, как правило, содержит не более 20-30% уникальных блюд, да и они часто основаны на модификациях уже известных ранее рецептов.
Поэтому для повышения скорости запуска заведения и облегчения работы бухгалтеров-калькуляторов, технологов и шеф-поваров во всех учетных решениях Трактиръ реализована загрузка электронного каталога товаров и готовых технико-технологических карт и калькуляционных карточек из сервиса FoodCOST.
Технико-технологические карты, загруженные с сайта, включают в себя нормы закладки, технологию приготовления, требования к оформлению, реализации и хранению, микробиологические и органолептические показатели, а также пищевую и энергетическую ценность блюд.
Еще одним вариантом использования сервиса FoodCOST может быть проверка созданных вашими сотрудниками ТТК на их соответствие стандартным технико-технологическим картам для выявления ошибок или отклонений в ТТК. Такое сравнение позволяет посмотреть на меню ресторана "со стороны", исправить неточности или почерпнуть новые идеи.
Позиционирование объектов сетевых ресторанов или какие-то маркетинговые задачи локального ресторана могут потребовать наличия разных вариантов приготовления одного и того же блюда. Например, для ланчей суп может быть "беднее" по ингредиентам, чем по обычному меню, или в ресторане сети в центре города вложения рыбы в ролл больше, чем в заведениях на окраине. Если рестораны сети расположены в разных городах или районах, то у них могут возникнуть сложности с закупкой полностью одинаковых ингредиентов, а это также потребует наличия нескольких одновременно действующих ТТК одного и того же блюда для разных объектов сети.
В Трактире для каждого блюда может существовать несколько ТТК, действующих на данный момент, в карточке номенклатурной единицы на закладке "Калькуляция" отмеченных галочкой. Это свойство привязано к объекту реализации для того, чтобы автоматически определять действующую в данном ресторане калькуляцию.
Исключение несанкционированного доступа к данным
Коллективная работа в бэк-офисных системах предполагает разделение ответственности сотрудников по работе с документами. В решениях Трактиръ предусмотрен раздельный доступ к различным документам, ограничения на выполнение отдельных функций, а также ограничение на видимость документов в разных торговых объектах.
Наиболее востребованные настройки ролей пользователей выполняются в пользовательских режимах. Более тонкая настройка прав доступна через конфигуратор.
Например, в "Трактиръ: Head-Office" из пользовательского режима настраиваются следующие ограничения прав:
- Оприходование товаров от поставщиков;
- Отгрузка товаров и продукции внешним контрагентам;
- Изменение цен поставщиков;
- Изменение наименований номенклатуры;
- Изменение документов в закрытом для редактирования периоде;
- Работа с "Клиент-банком";
- Пломбирование документов и редактирование опломбированных документов;
- Многое другое.
Для сетевых предприятий актуальными становятся дополнительные ограничения:
- Доступ сотруднику к документам только своего торгового объекта.
- Доступ на просмотр всех документов в сети.
- Полный доступ ко всем документам в сети.
Кроме настройки прав для каждого пользователя программы можно задать, какие рабочие места будут открываться по умолчанию, основные значения для подстановки в документах, какие панели будут отображаться, как пользователь будет работать с торговым оборудованием.
Все это делает работу с Трактиром безопасной и удобной.
Планирование запасов
В учетных решениях предусмотрено проведение полной или частичной инвентаризации, а также частичная инвентаризация с учетом всех характеристик.
Встроенные механизмы позволяют оптимально построить весь процесс - от подготовки инвентаризационных ведомостей до внесения данных в учетную систему и сравнения результатов нескольких инвентаризаций.
Для проведения инвентаризации предусмотрено использование терминалов сбора данных, сканеров штрих-кода, фронт-офисных программ.
В результате достигается выравнивание количественных и суммовых остатков по данным инвентаризации.
Учетные решения СофтБаланс предлагают гибкие возможности по ведению складского и товарного учета в любом предприятии общественного питания:
- Учет товародвижения по нескольким юридическим лицам
- Разделение базовых операций (приход, расход) по зонам ответственности
- Учет возвратной тары
- Учет естественной убыли
- Неограниченное количество складов
- Одновременный учет в ценах реализации и по себестоимости
- Любое количество характеристик для товарной позиции
- Подсистема штрихового кодирования
- Учет поставщиков товарной номенклатуры
- Работа с ценами и номенклатурой поставщиков
- Учет оборота алкогольной продукции с формированием квартальных и годовых деклараций
- Резервирование товаров на складах
- Работа с превышениями и устранение пересортицы
- Использование торгового оборудования при работе с документами
- Регистрация результатов инвентаризации.
Проведение инвентаризаций
В учетных решениях предусмотрено проведение полной или частичной инвентаризации, а также частичная инвентаризация с учетом всех характеристик.
Встроенные механизмы позволяют оптимально построить весь процесс - от подготовки инвентаризационных ведомостей до внесения данных в учетную систему и сравнения результатов нескольких инвентаризаций.
Для проведения инвентаризации предусмотрено использование терминалов сбора данных, сканеров штрих-кода, фронт-офисных программ.
В результате достигается выравнивание количественных и суммовых остатков по данным инвентаризации.
Для того, чтобы инвентаризация занимала меньше времени, хорошо подходит мобильная инвентаризация, т.е. инвентаризация с применением различных технических средств, которые можно разделить на 3 класса устройств: мобильные телефоны со специализированным ПО, дата-коллекторы со сканером штрих-кодов и терминалы сбора данных (ТСД). Рассмотрим плюсы и минусы каждого вида оборудования.
Мобильные телефоны со специализированным ПО
Если еще 5 лет на рынке доминировали на рынке мобильной инвентаризации ТСД на Windows CE, то в последние годы тенденция изменилась кардинальным образом – в 2017 году более половины специализированных устройств для проведения инвентаризаций продается на операционной системе Android. В качестве терминалов можно использовать и обычные мобильные телефоны с камерой. Дополнительно нужно будет только установить ПО для проведения инвентаризаций, совместимое с товароучетной системой.
Но наравне с очевидными плюсами по скорости запуска и стоимости решения есть и минусы: камера мобильного телефона способна прочитать не любые штрих-коды, а в помещении с недостаточной освещенностью качество считывания штрих-кодов падает катастрофически. Скорость чтения каждого штрих-кода довольно низкая – это связано с необходимостью фокусировки камеры на каждом штрих-коде. Обычные мобильные телефоны редко выполняются в пылевлагозащитном корпусе и плохо работают при отрицательных температурах – это скажется на возможности проведения инвентаризаций на кухне во время работы и в холодильных помещениях.
В целом, такое решение можно рекомендовать на начальном уровне как замену бумажным ведомостям.
Рекомендуемое ПО:
- Mobile SMARTS: Магазин 15 (компания Cleverence)
- DataMobile (компания Сканпорт).
Дата-коллекторы
Дата-коллектор – небольшое устройство со встроенной памятью, куда можно считать большое количество штрих-кодов, используя встроенный одномерный или двумерный сканер. Преимущество дата-коллекторов перед мобильным телефоном заключается в высокой скорости сканирования штрих-кодов, так как используется уже профессиональный лазерный или светодиодный сканер, одинаково хорошо работающий в любых условиях освещенности - если со стандартной камерой телефона скорость считывания штрих-кодов составляет в среднем 3-5 секунд, то дата-коллекторы сканируют штрих-код практически мгновенно.
Продвинутые модели дата-коллекторов позволяют загрузить из товароучетной программы таблицу товаров. Это позволяет на этапе сбора штрих-кодов отслеживать возможный пересорт, когда этикетка не соответствует товару, на который она наклеена, а также на месте разбираться с товарами, отсутствующими в базе данных.
Наличие экрана на дата-коллекторе упрощает работу при проведении алкоголя – наглядно видно, какой штрих-код нужно прочитать – линейный или c акцизной марки.
После сканирования всех товаров остается только выгрузить их в товароучетную программу как из обычного терминала сбора данных.
Из минусов таких решений можно отметить, как правило, недостаточную защищенность устройств при падениях, небольшой диапазон рабочих температур и ограниченные возможности по работе с товарами на устройстве.
Рекомендуемые решения:
- Mindeo MS3390 – для сбора линейных штрих-кодов
- Mindeo MS3590 – для сбора линейных штрих-кодов и инвентаризации алкоголя.
Терминалы сбора данных
Терминалы сбора данных являются специализированными устройствами, предназначенными для проведения инвентаризаций, сбора товаров для отгрузки на другой склад, проверки товара на приемке и для решения других задач, возникающих на складе – для этого на ТСД устанавливается специализированное ПО с различными сценариями использования.
Большая часть терминалов выполняется в пылевлагозащитном и антиударном корпусе, для удобства ввода информации оборудуется цифровой клавиатурой. Некоторые модели подходят для работы при отрицательных температурах и могут применяться для инвентаризации в холодильниках.
Цены на ТСД зависят от защищенности устройства, мощности аппаратной платформы, типа встроенного сканера, наличия дополнительных аксессуаров и могут варьироваться от 15 тысяч до нескольких сотен тысяч рублей.
Рекомендуемые решения:
- АТОЛ Smart.Droid – эконом-класс
- MobileBase DS5 – универсальный терминал с возможностью работы в холодильнике.
Все документы, касающиеся движения МПЗ, можно оформлять в любых единицах измерения, предусмотренных для каждого конкретного товара (продукта). При вводе строки в документ после выбора МПЗ реквизит "Единица измерений" по умолчанию заполняется базовой единицей измерения. Однако пользователь может ее заменить на любую другую единицу измерения данного МПЗ. Данный механизм позволяет существенно снизить время, необходимое на ввод первичных документов, т.к. пользователю не надо в обязательном порядке пересчитывать количество МПЗ к базовым единицам измерения.
Учетные решения СофтБаланс предлагают гибкие возможности по ведению складского и товарного учета в любом предприятии общественного питания:
- Учет товародвижения по нескольким юридическим лицам
- Разделение базовых операций (приход, расход) по зонам ответственности
- Учет возвратной тары
- Учет естественной убыли
- Неограниченное количество складов
- Одновременный учет в ценах реализации и по себестоимости
- Любое количество характеристик для товарной позиции
- Подсистема штрихового кодирования
- Учет поставщиков товарной номенклатуры
- Работа с ценами и номенклатурой поставщиков
- Учет оборота алкогольной продукции с формированием квартальных и годовых деклараций
- Резервирование товаров на складах
- Работа с превышениями и устранение пересортицы
- Использование торгового оборудования при работе с документами
- Регистрация результатов инвентаризации.
Себестоимость продукции и товаров
При поступлении товара существует возможность автоматически обновлять основную цену приобретения в карточке товара. Для этого устанавливается соответствующий флажок в документе "Поступление товаров". В дальнейшем удобно использовать цену из карточки при подстановке ее в другие документы.
Создание ТТК – самая трудоемкая и рутинная работа по настройке автоматизированной системы ресторана. При меню среднего размера в 100-150 позиций такая работа может занять 2-3 дня даже у опытного калькулятора. А ведь вновь созданные карты еще нужно тщательно проверить! Но при этом меню среднего ресторана, как правило, содержит не более 20-30% уникальных блюд, да и они часто основаны на модификациях уже известных ранее рецептов.
Поэтому для повышения скорости запуска заведения и облегчения работы бухгалтеров-калькуляторов, технологов и шеф-поваров во всех учетных решениях Трактиръ реализована загрузка электронного каталога товаров и готовых технико-технологических карт и калькуляционных карточек из сервиса FoodCOST.
Технико-технологические карты, загруженные с сайта, включают в себя нормы закладки, технологию приготовления, требования к оформлению, реализации и хранению, микробиологические и органолептические показатели, а также пищевую и энергетическую ценность блюд.
Еще одним вариантом использования сервиса FoodCOST может быть проверка созданных вашими сотрудниками ТТК на их соответствие стандартным технико-технологическим картам для выявления ошибок или отклонений в ТТК. Такое сравнение позволяет посмотреть на меню ресторана «со стороны», исправить неточности или почерпнуть новые идеи.
Позиционирование объектов сетевых ресторанов или какие-то маркетинговые задачи локального ресторана могут потребовать наличия разных вариантов приготовления одного и того же блюда. Например, для ланчей суп может быть "беднее" по ингредиентам, чем по обычному меню, или в ресторане сети в центре города вложения рыбы в ролл больше, чем в заведениях на окраине. Если рестораны сети расположены в разных городах или районах, то у них могут возникнуть сложности с закупкой полностью одинаковых ингредиентов, а это также потребует наличия нескольких одновременно действующих ТТК одного и того же блюда для разных объектов сети.
В Трактире для каждого блюда может существовать несколько ТТК, действующих на данный момент, в карточке номенклатурной единицы на закладке "Калькуляция" отмеченных галочкой. Это свойство привязано к объекту реализации для того, чтобы автоматически определять действующую в данном ресторане калькуляцию.
Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:
- по средней себестоимости (только в продуктах "Трактиръ: Management" и "Трактиръ: Back-Office");
- по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (ФИФО).
Различные способы оценки могут применяться независимо для каждого юридического лица (в зависимости от ПП).
В дополнение к стандартным возможностям выбора способа учета остатков "Трактиръ: Management" реализован механизм, который позволяет выбирать для вида номенклатуры, как будет вестись учет - "по среднему", либо по ФИФО. Это позволит, например, для подачи алкогольных деклараций выбрать для номенклатуры с видом "Алкоголь" метод учета ФИФО, а для вида номенклатуры "Блюда" - "по среднему".
Учетные решения СофтБаланс предлагают гибкие возможности по ведению складского и товарного учета в любом предприятии общественного питания:
- Учет товародвижения по нескольким юридическим лицам
- Разделение базовых операций (приход, расход) по зонам ответственности
- Учет возвратной тары
- Учет естественной убыли
- Неограниченное количество складов
- Одновременный учет в ценах реализации и по себестоимости
- Любое количество характеристик для товарной позиции
- Подсистема штрихового кодирования
- Учет поставщиков товарной номенклатуры
- Работа с ценами и номенклатурой поставщиков
- Учет оборота алкогольной продукции с формированием квартальных и годовых деклараций
- Резервирование товаров на складах
- Работа с превышениями и устранение пересортицы
- Использование торгового оборудования при работе с документами
- Регистрация результатов инвентаризации.
Учет алкогольной продукции
В решениях Трактиръ реализован полный цикл учета алкоголя, который позволяет контролировать соответствие остатков в ЕГАИС реальным остаткам алкогольной продукции на предприятии. Для решения этой задачи задействовано несколько механизмов:
- Инвентаризация алкоголя. В специальном документе "Инвентаризация алкогольной продукции" проводится пересчет алкоголя в разрезе алкокодов и данные сверяются с остатками, загруженными из системы ЕГАИС. По расхождениям формируются документы "Акт списания ЕГАИС" и "Акт постановки на баланс ЕГАИС", которые корректируют остатки в ЕГАИС с учетом реальных остатков алкоголя. Пересчет алкоголя выполняется как 2D-сканером штрих-кодов, так и терминалом сбора данных. Если ведется продажа алкоголя только целой тарой, то результаты пересчета алкогольной продукции могут быть переданы в документ "Инвентаризация товаров" для выравнивания остатков в управленческом учете.
- Отражение продаж в системе ЕГАИС для общественного питания. На протяжении смены в фронт-офисных системах "Трактиръ: Front-Office" или "АТОЛ: Frontol" фиксируется вскрытие тары для продажи алкоголя, продаваемого порциями или по бокалам. В конце дня информация о вскрытой таре передается в бэк-офисные решения Трактиръ, где на основании полученных данных формируется специальный документ "Акт списания ЕГАИС" для алкогольной продукции, не подлежащей фиксации в ЕГАИС.
- Фиксация продажи алкоголя в ЕГАИС для розничной торговли. В "Трактиръ: Front-Office" при продаже алкогольной продукции целой тарой в обязательном порядке запрашивается чтение акцизной марки. В момент закрытия чека информация по всей маркируемой алкогольной продукции передается в систему ЕГАИС, а гостю выдается чек, содержащий QR-код, по которому можно проверить легальность приобретенного алкоголя.
- Фиксация прочего расхода. Иногда случаются ситуации, когда необходимо списать купленный алкоголь. Как правило, это происходит при порче, утере алкоголя, расходу на маркетинговые нужды и прочем расходе, когда невозможно отразить реализацию. В этом случае в бэк-офисных решениях оформляется "Акт списания ЕГАИС".
Эти средства позволяют вести точный учет алкоголя на предприятии и показать соответствие остатков алкоголя в ЕГАИС реальным остаткам на предприятии.
Поддерживаются следующие операции:
- Загрузка и сопоставление классификаторов организаций и алкогольной продукции
- Загрузка входящих документов "Товарно-транспортная накладная ЕГАИС"
- Формирование и отправка актов подтверждения, отказа или расхождений по входящим документам ТТН
- Ввод документа "Приходная накладная" по подтвержденным полностью или частично ТТН
- Запрос остатков организации
- Создание ТТН ЕГАИС на основании перемещения между обособленными подразделениями и возврата товаров поставщику, что дает возможность отражения операций "Перемещения товаров между обособленными подразделениями" и возврата товаров поставщику через ЕГАИС.*
- Работа с исходящей ТТН ЕГАИС - ожидание и обработка подтверждения, отклонения, акта о расхождениях от получателя. Работа с актом о расхождениях.
Более подробное описание работы с механизмом входит в комплект обновления ПП.
* Данный функционал поддерживается всеми учетными решениями "Трактиръ", кроме версии Nano.
Сдача алкогольных деклараций для большого числа ресторанов и кафе является с 2012 года неотъемлемой частью ежеквартальной отчетности. В 2014 году Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (РАР) внесла изменения в порядок подачи алкогольных деклараций.
При разработке деклараций в бэк-офисных решениях Трактиръ учтены следующие вопросы.
1. Кто должен сдавать алкогольные декларации
Декларации должны подавать все организации, которые осуществляют продажу алкогольной продукции, а также индивидуальные предприниматели, в ассортименте которых есть пиво и пивные напитки.
В Трактире есть возможность подготовить декларации отдельно по каждому юридическому лицу, в том числе и с разделением по обособленным подразделениям.
2. Когда необходимо предоставлять декларации
Декларацию необходимо подать в срок до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Если последняя дата, когда можно подать отчетность, выпадает на выходной или праздничный день, то она переносится на первый рабочий день после выходного.
На подготовку деклараций в Трактире уйдет всего несколько минут, т.к. для формирования используются все первичные документы, которые заводятся для ведения управленческого, либо бухгалтерского отчета.
3. В каком виде можно подать декларации
Декларации с 2014 года можно подавать только в электронном виде. Для отчетности потребуется наличие электронной подписи и средства криптозащиты.
Данные необходимо подготовить в специальном формате на основе XML.
В Трактире можно проконтролировать внешний вид деклараций в виде отчета, сверить данные с первичными документами и выгрузить для дальнейшей отправки файлы в нужном формате.
Файлы можно отправить через специализированное ПО от РАР, либо через сторонние сервисы, например, 1С-Отчетность, доступные по подписке ИТС.
4. Какие декларации нужно подавать розничным предприятиям?
Для предприятий общественного питания в Трактире используется 2 формы деклараций:
- Форма 11 – для крепкого алкоголя, вина и прочих подобных напитков;
- Форма 12 – для пива и пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи.
Если не было продаж алкогольной продукции, но предприятие обладает лицензией на продажу алкогольной продукции, то необходимо подавать "нулевые" декларации.
5. Корректирующие декларации
В случае обнаружения ошибок или неточностей в декларации в отчетный период нужно подать корректирующую декларацию, где будут отражены сведения с уточнениями исходной декларации. Корректирующую декларацию необходимо подать в течение квартала, следующего за отчетным.
В Трактире выбор декларации, первичной или корректирующей, происходит при формировании отчетов с декларациями.
6. Ответственность за нарушение правил подачи деклараций
За нарушение сроков подачи деклараций или непредоставление деклараций, искажение данных организации могут получить штраф в размере от 50 до 100 тысяч рублей. Директор предприятия может быть оштрафован на сумму от 5 до 10 тысяч рублей.
Если нарушение, связанное с декларациями, будет выявлено в течение года повторно, то предприятие может быть лишено лицензии на продажу алкоголя.
Для того, чтобы избежать штрафов, кроме высокой скорости формирования декларации в Трактире реализована возможность сверки с данными поставщиков, где показываются расхождения в объеме. Это позволит скорректировать ошибочно заведенные приходные накладные и избежать проблем с проверяющими органами.
Таким образом, Трактиръ позволяет столь ответственную работу делать в нужные сроки и с высоким качеством, что непременно скажется на рациональном использовании рабочего времени сотрудников и финансовом состоянии предприятия.
Учет и планирование на производстве
В тех случаях, когда возможно планирование производства в общественном питании, экономическая эффективность заведения существенно повышается. Производственные столовые со стабильным потоком посетителей, фабрики-кухни, заведения с прогнозируемой посещаемостью, банкетные и свадебные рестораны – все эти типы заведений могут закупать только нужные ингредиенты и только в нужный момент, оптимизируя закупки, минимизируя потери на хранение и порчу, сокращая размер отвлеченных денежных средств.
В основе этого бизнес-процесса в системе лежит документ "План-меню", который может быть основанием для "Выпуска продукции" и "Требования в кладовую", на основании которых, в свою очередь, могут быть сформированы документы планирования закупок недостающих ингредиентов. Настройки документа "План-меню" позволяют оптимизировать его под работу с "Банкетом" или со "Шведским столом".
Учет производства на предприятиях общественного питания может строиться по "прямой" и по "обратной" схеме. В первом случае используется классическая схема, основанная на последовательных этапах, начиная с планирования производства, закупки и подготовки ингредиентов, выпуска продукции и ее реализации. Но такая схема хорошо подходит для столовых, фабрик-кухонь, банкетных ресторанов и не всегда реализуема в классических заведениях, где процесс прогнозирования производства сложен – повара готовят те блюда, которые заказали клиенты, делают они это быстро, все внимание уделяя качеству и оперативности свой работы. При этом учетные вопросы списания фактически используемых ингредиентов решают уже по факту, обычно при закрытии смены. Такую схему учета называют "обратной", когда производственные документы и документы товародвижения формируются по факту реализации готовых блюд за смену. Трактиръ делает это автоматически на основании отчетов о продажах – в учетной системе будут отражены выпуски проданных блюд, при нехватке ингредиентов на складах производства будут сформированы "перемещения" - система "подгоняет" учетные документы под реальные процессы "задним числом".
Такой подход позволяет сократить затраты на ведение учета в заведении, потому что эти задачи может решать бухгалтер-калькулятор в свободном режиме и в своем графике, не привязанном к реальному времени совершения фактов хозяйственной деятельности. Если при этом будут проходить постоянные сверки и инвентаризации данных, полученных таким расчетным способом с реальными остатками, то и качество информации в учетной системе от такого упрощения не пострадает.
Закупка продукции для производства в общественном питании часто сталкивается с необходимостью заменять тот или иной ингредиент на аналогичный – рост цены, смена поставщика, сезонность и т.д. Лишь немногие рестораны могут позволить себе работать с фиксированным списком закупаемых продуктов, остальные часто используют то, что смогли купить именно сейчас. Для того, чтобы учесть эту особенность и облегчить работу по учету таких замен продуктов в ТТК, в Трактире реализован механизм работы с аналогами ингредиентов.
Для этого в каждой карточке используемой номенклатуры есть возможность ввести список аналогов, указав приоритет их использования. После этого при проведении документов "Выпуск продукции" система при обнаружении недостачи ингредиентов сможет сама заменить их на те аналоги, которые есть в наличии, в соответствии с указанным приоритетом. Это позволяет сильно упростить работу бухгалтера-калькулятора по учету продукции и отражает реальную ситуацию на кухне заведения – именно так должны поступать и повара в случае отсутствия необходимых ингредиентов и использовать их аналоги.
Однако такая автоматизация требует особого контроля за соответствием реальных товародвижений расчетным. Повара на кухне могут ошибиться и использовать другие аналоги вместо рекомендуемых, что приведет к ошибкам в учете. Но при хорошо налаженном взаимодействии сотрудников кухни и администрации такие ошибки быстро исправляются и не приводят к серьезным последствиям.
Шведский стол — способ подачи пищи, при котором множество блюд выставляются рядом, и еда разбирается по тарелкам самими гостями. Такая технология очень популярна в банкетных ресторанах, ресторанах при отелях или развлекательных центрах и очень хорошо воспринимается гостями. Разновидностью шведского стола можно считать форматы "фуршет", "банкет" или "буфет", при которых по такой технологии подается только часть блюд (например, десерты, закуски или салаты).
Производственный учет такой технологии работы заведения представляет собой непростую задачу. Ведь можно просто списать все продукты, использованные при приготовлении блюд для шведского стола, зафиксировав общую итоговую выручку от реализации. Но реальная картина гораздо сложнее! Что делать с остатками блюд, как учесть стаф-питание, разные варианты оплаты шведского стола? В Трактире реализованы гибкие механизмы, позволяющие отражать различные варианты работы по такой технологии, как при прямом, так и при обратном методе учета.
Основой технологии является документ "Отчет шведского стола", собирающий в себе всю информацию о мероприятии – приготовленные блюда, проведенные оплаты, фактическая реализация блюд, возвраты на кухню и списания на питание персонала. На основании этих данных система автоматически формирует все необходимые движения товаров и денежных средств, максимально полно отображая в учетной системе реальную информацию.
Работа по технологии "Шведский стол" сложна в контроле, т.к. дает большие возможности для злоупотреблений, как со стороны гостей, так и со стороны персонала. Но при хорошо поставленном учете и контроле со стороны руководства эта технология становится не только привлекательной для гостей заведения, но и прибыльной для его владельцев. "Трактиръ" дает для этого все возможности.
Учет кассовых операций
При закрытии смены в заведении автоматически формируются отчеты кассовой смены. Эти отчеты могут быть загружены в "Трактиръ: Back-Office", "Трактиръ: Management" и "Трактиръ: Head-Office". При проведении этих документов можно настроить режим автоматического формирования документов "Выпуск продукции" и "Перемещение товаров" по тем блюдам, реализация которых произошла за смену. В этом случае будет происходить списание продуктов с того склада, где хранятся ингредиенты и осуществляется производство, а оприходование готовой продукции будет осуществляться сразу на розничный склад, с которого идет продажа. Такой подход к работе "по факту" позволяет существенно облегчить задачи по учету ингредиентов для бухгалтера-калькулятора, что позволит ему уделять больше времени фактическому контролю за движением запасов в заведении.
Необходимые схемы движения продуктов и блюд нужно заранее указать на закладке "Товародвижение" в карточке номенклатуры.
Ведение учета в разрезе нескольких юридических лиц в одной базе данных. Все юридические лица организации могут иметь свою учетную политику и применять свой режим налогообложения. Такой подход позволяет организации существенно оптимизировать затраты на налоги при полном соблюдении требований фискального законодательства.
Как правило, предприятия выделяют юридическое лицо для торговли алкогольной продукцией, работа с которой налагает дополнительные требования к виду юридического лица и применяемой системе налогообложения. При этом весь остальной оборот проводят через другое юридическое лицо, применяющее льготную систему налогообложения.
Такое разделение требует дополнительных усилий при учете, но позволяет существенно экономить на налогах. Системы "Трактиръ" позволяют максимально упростить такой учет, автоматически разделяя оплаты на нужные кассовые аппараты, формируя внутрифирменные перемещения, учитывая раздельное движение денежных средств и формируя нужную регламентированную отчетность.
Бэк-офисные решения "Трактиръ" поддерживают обмен данными с широким спектром специализированных кассовых программных продуктов, что позволяет сделать конфигурацию учетной системы заведения более гибкой. Владелец заведения может выбрать кассовую систему под свои потребности или оставить используемую ранее систему, заменив только модуль Бэк-Офиса.
Для предприятий общественного питания реализована загрузка данных о продажах для следующих решений:
- Трактиръ: Front-Office
- Трактиръ: Solo
- Frontol Кафе
- Frontol Ресторан
- R-Keeper v.6 и v.7.
В наиболее общем случае обмен данными осуществляется в двустороннем режиме, когда из бэк-офисного решения в фронт-офис выгружаются данные о продаваемой номенклатуре и розничных складах, а из фронт-офиса в бэк-офисные решения загружаются данные о продажах за смену.
Для ряда решений реализована возможность получать данные не только на конец смены, но и оперативные данные по текущим продажам, что позволяет получить актуальную информацию по текущим остаткам товаров, блюд и полуфабрикатов на складе. Такая возможность будет полезна для проведения внезапной инвентаризации и формирования заказа поставщикам.
"Трактиръ: Head-Office" поддерживает обмен не только с ресторанными фронт-офисными решениями, но и с розничными кассами, что позволяет в одной информационной базе автоматизировать смешанный бизнес, включающий в себя общепит и розинцу. На сегодняшний день поддерживаются кассовые системы Frontol, Штрих-М, Ритейл-Сервис, Set: Riteil.
По вопросам стоимости других версий продукта и покупки клиентских лицензий обращайтесь по тел. +7 (473) 202-20-10.
