Корректный учет алкоголя требует наличия быстрой и удобной функции по оперативному контролю его наличия в баре ресторана. Для этого в модуле реализованы блоки проведения инвентаризации бара с использованием функционала рабочего места бармена и применение электронных весов для быстрого пересчета объема жидкостей прямо в бутылках. Такая функция позволяет обезопасить заведение не только от проверок контрольных органов, но и от банального воровства сотрудников.
Общее развитие ситуации по контролю за оборотом алкоголя в стране говорит о том, что в ближайшие год-два рестораны, вслед за магазинами, также обяжут регистрировать розничные продажи алкоголя в ЕГАИС. "Трактиръ: Front-Office" уже сейчас поддерживает такой режим работы ресторана. На данном этапе он также поможет упростить работу ресторана с журналом учета объема розничных продаж алкогольной продукции, который при таком варианте работы формируется в ЕГАИС автоматически.
Модуль "Инвентаризация и алкоголь" устанавливается на каждое рабочее место, где необходим доступ к функциям модуля.
Функциональные возможности:
Кнопка "Вскрытие алкоголя" доступна из рабочего места официанта/бармена и позволяет получить быстрый доступ к "Журналу реализации алкоголя".
Таким образом, официант или бармен, не прерывая работу с заказом, имеет возможность оперативно отметить алкогольные позиции, которые планируется вскрыть или продать в ближайшее время целиком. По нажатию кнопки «Вскрытие алкоголя» официант попадает в форму "Журнала реализации алкоголя", куда может добавить нужные позиции с помощью сканера штрих-кодов или подбором из справочника номенклатуры.
В отличие от "Журнала реализации алкоголя" доступного в меню "Режим администратора – Дополнительные функции – Журнал реализации алкоголя", при доступе в "Журнал из заказа" в нем отображаются только те позиции, которые занесены в Журнал только что, а не за всю текущую смену.
Отмечать вскрытие алкогольной тары необходимо для более точного заполнения "Журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции" - документа, ведение которого с 1 января 2016 регламентировано приказом ФС Росалкогольрегулирования № 164 от 19.06.2015.
При продаже алкогольной продукции в розлив автоматические методы заполнения Журнала (например, по данным о реализации) могут давать погрешность, т.к. не учитывают отклонений реального объема разливаемых напитков от номинального, а также не предусматривают возможность вскрытия сразу нескольких емкостей алкоголя одного наименования.
В связи с этим в продуктах Трактиръ реализовано ведение "Журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции" как автоматически, так и по данным вскрытия алкогольной тары. Причем оба варианта можно использовать параллельно для разных складов или разных наименований алкогольной продукции.
Журнал предназначен для сбора данных о вскрытии потребительской тары алкогольной и спиртосодержащей продукции. Согласно приказу ФС РАР № 164 от 19.06.2015 такая продукция должна заноситься в журнал не позднее следующего дня от момента ее реализации или момента вскрытия потребительской тары/упаковки при продаже алкогольной продукции в розлив.
Журнал учета реализации алкоголя позволяет собирать данные о реализации алкогольной продукции и вскрытии тары непосредственно на тех рабочих местах, где производится продажа алкоголя. При этом позиции в журнал могут добавляться двумя способами:
1. Ручное заполнение журнала. Официант/бармен с помощью сканера ШК или подбором из меню добавляет те позиции алкогольной продукции, которые собирается вскрыть или реализовать. Этот способ заполнения является единственным при продаже алкогольной продукции в розлив.
2. Позиции алкогольной продукции, которые были добавлены в заказ в виде полных емкостей/упаковок (например, вино или коньяк бутылками), могут автоматически добавляться в журнал при оплате этого заказа.
Данные о реализации алкоголя накапливаются в журнале в течение рабочего дня. При закрытии смены и формировании отчетов ФО данные о реализации алкогольной продукции могут передаваться в товароучетные программы Трактиръ (Back- Office, Head - Office, Management, Nano), где будут использованы для формирования и печати бумажного варианта "Журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции" в установленном законодательством виде.
Данная возможность позволяет собирать данные по вскрытию и продаже алкоголя даже в случае, если актуальная номенклатура еще не была загружена в "Трактиръ: Front-Office". Это полезно при поступлении новых наименований алкогольной продукции до корректного заведения их в бэк-офисной системе и до выгрузки этих данных в "Трактиръ: Front-Office".
В этом случае для заполнения "Журнала реализации алкоголя" необходимо считать двухмерный штриховой код на акцизной марке (федеральной специальной марке) той упаковки (бутылки), которую требуется занести в Журнал. Для этого понадобится сканер, который может считывать штрих-коды в формате PDF417. По считанным данным будет определен и записан в Журнал код алкогольной продукции. А после выгрузки информации о вскрытии и продаже алкоголя в товароучетную систему Трактиръ по коду алкогольной продукции будут определены наименование номенклатуры, вид алкогольной продукции и емкость тары для корректного заполнения "Журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции".
Возможность позволяет фиксировать на рабочих местах Front-Office фактические остатки номенклатуры и передавать эти данные в товароучетные программы Трактиръ.
В специальной форме бармен, повар или администратор с помощью сканера ШК или подбором по номенклатуре смогут заполнить список имеющихся в наличии позиций и указать их фактическое количество.
Также доступна возможность помарочной инвентаризации алкоголя на рабочих местах. При инвентаризации алкоголя будут запрошены акцизные марки для каждой емкости алкогольной продукции.
В конце рабочей смены данные по проведенной инвентаризации будут выгружены в товароучетные программы Трактиръ, где фактические остатки могут быть сопоставлены с учетными, и по результатам проведены соответствующие корректировки.
После заполнения инвентаризации на рабочем месте есть возможность вывести ее результаты на принтер отчетов.
Использование электронных весов для ввода фактического количества номенклатуры, в первую очередь, удобно при инвентаризации напитков в открытой таре. Для каждого наименования напитка и емкости заранее должен быть известен вес брутто полной емкости и вес тары. После этого при взвешивании неполной емкости будет автоматически рассчитан фактический остаток этого напитка.
Данные о весе брутто и массе тары могут быть заполнены и переданы из товароучетных программ Трактиръ, а при наличии прав доступа эти же данные могут корректироваться на рабочем месте "Трактиръ: Front-Office".
Возможность позволяет при реализации алкоголя контролировать уникальность акцизных и федеральных специальных марок, что полезно для предупреждения ошибок в учете маркированной алкогольной продукции, которые приводят к претензиям со стороны контролирующих органов.
При включенном на рабочих местах контроле марок становится обязательным считывание акцизных марок для фиксации вскрытия тары. Считанные при этом марки сохраняются в информационной базе и не могут быть считаны повторно при вскрытии другой емкости с алкоголем.
При фиксации продажи алкоголя с помощью чеков продажи в УТМ контроль марок работает до отправки чека продажи в ЕГАИС, такими образом исключается отправка одинаковых марок в разных заказах.
При работе "Трактиръ: Front-Office v4" в режиме распределенной информационной базы данные о считанных марках мигрируют по всей сети, таким образом контроль уникальности будет выполняться для всех заведений, входящих в сеть.
Данная возможность доступна только при использовании модуля "СЕТЬ ЗАВЕДЕНИЙ".
Отчет "Журнал реализации алкоголя" доступен в интерфейсе администратора и строится по данным о вскрытии алкогольной тары и реализации алкоголя, которые зафиксированы на рабочих местах "Трактиръ: Front-Office".
Отчет формируется с учетом возможного разделения продаж алкогольной продукции по фирмам (например, пиво на ИП, крепкий алкоголь - ООО). Для корректного заполнения шапки отчета в справочники "Фирмы" добавлены реквизиты КПП и Адрес.
В первую очередь, отчет "Журнал реализации алкоголя" рекомендуется использовать для проверки данных о вскрытии и продажи алкоголя на рабочих местах "Трактиръ: Front-Office". Для того, чтобы этот же отчет можно было предоставлять контролирующим органам при проверке, необходимо выполнение нескольких условий:
- Номенклатура "Трактиръ: Front-Office" корректно синхронизирована c номенклатурой товароучетной системы по наименованиям, видам алкогольной продукции и емкости потребительской тары;
- Все данные о реализации алкогольной продукции по выбранному структурному подразделению полностью отражаются в информационной базе "Трактиръ: Front-Office";
- Данные по продажам и вскрытию алкоголя в информационной базе "Трактиръ: Front-Office" хранятся в течение всего срока, за который может проводится проверка;
- В общем случае формировать "Журнал учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции" для контролирующих органов рекомендуется в бэк-офисных продуктах Трактиръ.
В этом случае информация о проданных полных емкостях алкогольной продукции (АП) передается в Универсальный транспортный модуль ЕГАИС при печати чека на фискальном регистраторе.
Информация, которая передается в ЕГАИС при продаже маркированной АП, в обязательном порядке должна содержать данные двухмерного штрихового кода PDF417, нанесенного на акцизную марку (или федеральную специальную марку). Для считывания этих данных к рабочему месту "Трактиръ: Front-Office" должен быть подключен сканер двухмерных ШК.
