Работа с новыми акцизными марками в продуктах "Трактиръ"

Работа с ЕГАИС 24 часа 7 дней в неделю

Поскольку поставка алкоголя может приехать в выходной день, а проверить акцизную марку в баре может понадобиться в рабочее время бара, а это чаще всего ночь, ЕГАИС должен работать в режиме автообмена, 24/7. В Трактире реализован именно такой режим работы, а также добавлена настройка расписания обмена.

Появилась возможность с заданной регулярностью получать новые накладные из ЕГАИС и отправлять в систему акты списания алкогольной продукции.

Режим "Тотальной проверки" акцизных марок

Чтобы даже случайно не отправить в ЕГАИС данные о продаже "чужой марки", разработан режим проверки данных о принадлежности марки вашему предприятию.

Как он работает? Система ведет у себя список принятых вами акцизных марок и уже списанных при продаже. При любом сканировании марки в баре или в зале система вначале проверит, должна ли эта акцизная марка находиться у вас, или это ошибка. Если марка "чужая", то программа запретит ее движение и сообщит об этом сотруднику, чтобы он отложил эту бутылку для дальнейшего разбора проблемы.

Причины возникновения таких ситуаций мы разбирали в нашей предыдущей статье.

Другой пример – двойная продажа. По ошибке ваши сотрудники дважды отсканировали марку с уже проданной ранее бутылки. И это тоже – штраф. Поэтому в "Трактире" реализована отдельная проверка – контроль повторного вскрытия алкоголя.

Полезно? Обратите внимание, что сумма штрафа гораздо выше стоимости программы. Поэтому, наверное, это будет самый быстрый возврат вложенных в автоматизацию ресторана инвестиций.

После активации такого режима проверки при попытке регистрации на кассе алкоголя с чужой маркой появится информационное сообщение, и операция будет запрещена.

Приемка алкоголя на рабочем месте бармена

Мы уже говорили, что самый надежный способ предотвратить появление чужих акцизных марок в вашем баре - это тотальный контроль за ними при приемке алкоголя от поставщика. В этом режиме после загрузки накладной из ЕГАИС (можно и в автоматическом варианте - по расписанию) на рабочем месте бара появляется возможность в режиме администратора сверить акцизные марки по накладной с данными, переданными вашим поставщиком в ЕГАИС.

Для этого сотруднику нужно отсканировать все акцизные марки из поставки своим сканером. Любое расхождение данных тут же будет обнаружено, что позволит не допустить чужую марку в ваш бар и ее дальнейшую продажу.

С документом "Приемка алкоголя" можно работать в удобном режиме, записывая, возвращаясь к нему и дополняя, пока вся поставка не будет проверена. После подписания документа сотрудником он выгружается в бэк-офис, где по результатам его можно принять через ЕГАИС, отклонить или принять с оформлением акта расхождений на ошибочные акцизные марки.

Важно помнить, что продавать поступивший алкоголь можно только после того, как ЕГАИС подтвердит получение информации о его приемке вашим рестораном. До этого момента поступившие акцизные марки все еще числятся за вашим поставщиком, и их регистрация в продаже будет основанием для штрафа. Это особенно актуально с учетом качества обмена с ЕГАИС, который зависит не только от ваших линий связи, но и от загруженности серверов системы. Не рискуйте! Дожидайтесь получения подтверждения от системы. Кстати, режим "тотальной проверки" не даст продать принятую, но не подтвержденную марку.

Формирование акта списания

По правилам, оформлять продажу алкоголя в ЕГАИС ресторан обязан в течение одного рабочего дня после факта продажи. Поэтому в "Трактире" реализован механизм автоматического формирования актов списания проданного алкоголя по результатам данных закрытия смены во Front-Office и отправку их в ЕГАИС по заданному вами расписанию.

В этот документ попадет открытый за смену алкоголь по документам "вскрытие тары". Также в "Акт списания" добавляется алкоголь, проданный в целой таре (по бутылкам). По таким продажам, в отличие от порционных, нет необходимости оформлять документ "Вскрытие тары".

А мы напоминаем, что если вам нужна какая-либо помощь, то наши специалисты всегда готовы вас проконсультировать по тел. (473) 202-20-10.

Материал подготовлен с помощью сайта traktir.ru